Klachtenregeling

Klachtenregeling

Vereniging Qualified Reiki Professionals

Werken vanuit Passie en Professionaliteit

Artikel 1 Klachtenregeling Qualified Reiki Professionals

De Algemene Ledenvergadering, hierna ALV, van de Vereniging Qualified Reiki Professionals, hierna QRP, heeft op 22 mei 2022 besloten om de volgende Klachtenregeling Qualified Reiki Professionals in te stellen, hierna: Klachtenregeling.
De Klachtenregeling wordt door alle leden van QRP gebruikt, buitengewone leden zijn hiervan uitgezonderd.

Artikel 2 Doel Klachtenregeling

Het doel van de Klachtenregeling is de cliënt van een Reiki Practitioner- of Reiki Master-lid of de student van een Reiki Teacher-lid in de gelegenheid te stellen om een klacht in te dienen als dat betreffende lid:

geacht wordt een daad te hebben verricht in strijd met:
de Statuten, in het bijzonder het doel van QRP;
dit HR, in het bijzonder de Gedragscode;

de Nederlandse of Europese wetgeving;

geacht wordt een daad te hebben nagelaten op grond van:
de Statuten, in het bijzonder het doel van QRP;
dit HR, het bijzonder de Gedragscode;

de Nederlandse of Europese wetgeving;

de cliënt of student onheus heeft bejegend of onjuist heeft behandeld wat omgangsvormen en fatsoen betreft;
onjuiste of onvolledige informatie aan de cliënt of student heeft verstrekt;
gemaakte afspraken of toezeggingen niet nakomt;
niet bereid is om gemaakte fouten te herstellen.

Artikel 3 Indiening klacht

Een klacht kan worden ingediend door:
een cliënt of student die persoonlijk betrokken is bij de klacht zelf;
iemand die als wettelijke vertegenwoordiger van de cliënt of student optreedt.
Een klacht wordt door middel van het klachtenformulier dat via de website is te downloaden, ingediend bij het bestuur van QRP.
Op het klachtenformulier staat in ieder geval:
de naam en het adres van de indiener;
de dagtekening;
een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van de gedraging of gebeurtenis.
Klachten die geen dagtekening hebben, krijgen de dagtekening van de dag van ontvangst.
Indien de klacht in een vreemde taal is opgesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, draagt de indiener zorg voor een vertaling.

Artikel 4 Ontvangst klacht

Het bestuur van QRP:
bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk via e-mail aan de indiener onder mededeling van de datum van ontvangst en onder toezending van een afschrift van de Klachtenregeling;
zendt de klacht, met cc aan de indiener, door naar het betreffende lid waartegen de klacht is gericht.
Indien de klacht niet aan de bepalingen van artikel 3 voldoet, wordt de indiener in de gelegenheid gesteld om de klacht binnen veertien dagen na ontvangst van de klacht aan te vullen.
Blijkt dat na veertien dagen na ontvangst van de klacht de indiener zijn of haar klacht niet heeft aangevuld, dan kan het bestuur van QRP besluiten de klacht niet in behandeling te nemen.

Artikel 5 Klachtenregistratie

Het bestuur van QRP draagt zorg voor registratie en administratie van binnengekomen klachten en zorgt voor een goede voortgangscontrole.
De geregistreerde klachten en de afhandeling daarvan worden meegenomen in het Jaarverslag van het bestuur van QRP.

Artikel 6 Behandeling klacht in eerste aanleg

De klacht wordt in eerste aanleg behandeld door het betreffende lid, hierna: beklaagde, waartegen de klacht is gericht.
De beklaagde doet zijn of haar best om de klacht binnen veertien dagen in der minne op te lossen; hiertoe kan de beklaagde advies vragen aan het bestuur van QRP.
De beklaagde kan de termijn als genoemd in het vorige lid onder opgaaf van redenen met veertien dagen verlengen
Beklaagde stelt van een verlenging als genoemd in het vorige lid de indiener van de klacht en het bestuur van QRP schriftelijk via e-mail op de hoogte vóór het verstrijken van de termijn als genoemd in het tweede lid.
Zodra de beklaagde naar tevredenheid van de indiener aan diens klacht tegemoet is gekomen, wordt de klacht als afgehandeld beschouwd; hiervan stelt de beklaagde schriftelijk of digitaal het bestuur van QRP op de hoogte.

Artikel 7 Klachtencommissie

Indien de klacht in eerste aanleg niet naar tevredenheid van de indiener wordt verholpen, kan de indiener zijn of haar klacht voorleggen aan de Klachtencommissie van QRP, hierna: Klachtencommissie.
De indiener van de klacht in eerste aanleg zendt hiervoor een verzoek aan het bestuur van QRP waarin hij of zij het bestuur van QRP verzoekt om zijn of haar klacht aan de Klachtencommissie voor te leggen, waarbij artikel 3 van toepassing is.
Het bestuur van QRP benoemt uit de ALV de voorzitter, de secretaris en een algemeen lid en hun plaatsvervangers van de Klachtencommissie.
Het bestuur van QRP mag de Klachtencommissie alleen algemene aanwijzingen geven.

Artikel 8 Behandeling klacht in tweede aanleg

Bij de behandeling van de klacht in tweede aanleg, mag bij de leden van de Klachtencommissie geen sprake zijn van belangenverstrengeling.
Indien wel sprake is van belangenverstrengeling, trekt dat betreffende lid zich terug en wordt door het bestuur van QRP een ander lid benoemd om de behandeling over te nemen.
Indien een lid van de Klachtencommissie zelf beklaagde is, trekt dat lid zich terug en wordt vervangen door een door het bestuur van QRP aan te wijzen ander lid.
Het bestuur van QRP zendt binnen een week na ontvangst van de klacht in tweede aanleg, de klacht per e-mail aan de secretaris van de Klachtencommissie.

Artikel 9 Horen

De Klachtencommissie stelt binnen veertien dagen na datum van ontvangst van de klacht in tweede aanleg de indiener en de beklaagde in de gelegenheid te worden gehoord.
Het horen van de beklaagde en de indiener van de klacht gebeurt gelijktijdig, waarbij door de Klachtencommissie wordt gestreefd naar een minnelijke oplossing.
De zitting van de Klachtencommissie is niet openbaar en vindt plaats op een voor zowel beklaagde als indiener van de klacht goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen.
De secretaris van de Klachtencommissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de beklaagde en de indiener van de klacht een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.
De beklaagde en de indiener van de klacht kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een vertrouwenspersoon; indien hiervan gebruik wordt gemaakt, wordt dit tijdig voorafgaande aan de zitting kenbaar gemaakt aan de secretaris van de Klachtencommissie.
Van het horen kan worden afgezien, als de klacht kennelijk ongegrond is of de indiener heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
Van het horen wordt een verslag gemaakt.
Het verslag uit het vorige lid wordt door de secretaris van de Klachtencommissie binnen 3 weken na ontvangst van de klacht in tweede aanleg samen met een rapport van bevindingen en het advies van de Klachtencommissie en eventuele aanbevelingen aan het bestuur van QRP gezonden

Artikel 10 Advies Klachtencommissie

De Klachtencommissie adviseert aan het bestuur van QRP over:

de (on)gegrondheid van de klacht;
het nemen van maatregelen door het bestuur van QRP;
overige door het bestuur van QRP te nemen besluiten.

Artikel 11 Termijn behandeling klacht in tweede aanleg

Het bestuur van QRP handelt de klacht in tweede aanleg af binnen zes weken na datum van ontvangst van de klacht in tweede aanleg.
Het bestuur van QRP kan de behandeling van de klacht in tweede aanleg, als bepaald in het vorige lid, onder opgaaf van redenen voor ten hoogste vier weken verlengen.
Van de verlenging als bedoeld in het vorige lid, worden indiener en beklaagde schriftelijk via e-mail in kennis gesteld vóór het verstrijken van de termijn als genoemd in het eerste lid.

Artikel 12 Besluit bestuur van QRP

Het bestuur van QRP is geneigd het advies van de Klachtencommissie te volgen, tenzij gegronde redenen het bestuur van QRP doen besluiten af te wijken van dat advies.
Indien het besluit van het bestuur van QRP afwijkt van het advies van de Klachtencommissie, wordt in het besluit de reden voor die afwijking vermeld.
Het besluit op de klacht wordt door het bestuur van QRP samen met het advies van de Klachtencommissie digitaal verzonden aan de indiener en de beklaagde.

Artikel 13 Niet in behandeling nemen van een klacht

Het bestuur van QRP is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen, als;
het belang van de indiener of het gewicht van de gedraging van beklaagde kennelijk onvoldoende is;
als zij betrekking heeft op een gedraging:
die in eerste aanleg naar de tevredenheid van de indiener is afgehandeld;
die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

die niets te maken heeft met het tweede lid van dit artikel;

zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de Officier van Justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de Officier van Justitie of een vervolging gaande is.
Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt het bestuur van QRP de indiener zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen veertien dagen na ontvangst van de klacht de indiener schriftelijk via e-mail op de hoogte.

Artikel 14 Omgang met persoonsgegevens

Het bestuur van QRP en de Klachtencommissie verzamelen en verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een besluit en advies.
Bij de verwerking van persoonsgegevens zorg en het bestuur van QRP en de Klachtencommissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.
Voor het bestuur van QRP en de Klachtencommissie geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie.
Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de Klachtencommissie dient te blijven wordt dit aan de Klachtencommissie meegedeeld.
De Klachtencommissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid en geheimhoudingsplicht van hetgeen ter zitting aan de orde komt; beklaagde, indiener van de klacht en hun eventuele vertrouwenspersonen tekenen aan het begin van de zitting hiervoor een geheimhoudingsverklaring.

Artikel 15 Intrekken klacht

De indiener van een klacht kan op elk gewenst moment de klacht intrekken.
Indien de indiener van een klacht tijdens de behandeling in tweede aanleg de klacht intrekt, deelt het bestuur van QRP dit aan de beklaagde en de Klachtencommissie mee.

Artikel 16 Wijziging Klachtenregeling

Deze Klachtenregeling kan alleen op voorstel van het bestuur van QRP door de ALV worden gewijzigd.
Voorstellen voor wijzigingen worden door het bestuur van QRP vermeld in de uitnodiging voor de ALV.
Een besluit tot wijziging van deze Klachtenregeling treedt in werking op de dag waarop de gewijzigde Klachtenregeling is gepubliceerd op de website van QRP.
Van de publicatie van de gewijzigde Klachtenregeling worden de leden van QRP zo spoedig mogelijk schriftelijk via e-mail op de hoogte gesteld, waarbij de gewijzigde Klachtenregeling als bijlage wordt meegezonden.

Artikel 17 Citeertitel

Deze Klachtenregeling wordt aangehaald als: QRP Klachtenregeling

Artikel 18 Inwerkingtreding

De Klachtenregeling treedt in werking op de dag nadat zij is gepubliceerd op de website van QRP.

Artikel 19 Slotbepaling

In gevallen waarin deze klachtenregeling niet voorziet, beslist:

het bestuur van QRP waar het een klacht in eerste aanleg betreft;
de Klachtencommissie in overleg met het bestuur van QRP waar het een klacht in tweede aanleg betreft.

Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering op 22 mei 2022 te Almere,

________________________________________________________________________________________

Voorzitter, Mariëlle Aardoom

________________________________________________________________________________________

Secretaris, Annelies Eleveld